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浅谈中职学校档案管理现状与信息化建设添加时间:2017-05-13

在数字化、信息化飞速发展的今天,学校档案管理工作的信息化改造要适应学校整体发展战略的要求。档案管理的信息化、网络化是提升学校管理、发展水平的重要环节,也是学校管理现代化的必经之路。

一、目前学校档案工作的现状
档案管理是学校的基础工作,加强改造学校的档案管理的网络化、信息化水平,对于保持学校档案的真实性、系统性和完整性起着重要作用,不仅能够有效地提升教育质量和学校的管理水平,在提高学校教学、科研发展、学校的核心竞争力方面也具有很大的作用。目前,学校的档案管理依然存在着一些问题,这些问题严重制约着中职学校的发展。其实,档案管理工作的重要性是不言而喻的,对学校管理制度、人才利用、经济效益的提高和健康发展起着至关重要的作用。由于学校许多的基础工作市场化程度越来越高,作为学校基础工作之一的档案管理工作因其工作的特殊性,往往被有意无意地忽视了,档案的价值没有被充分利用起来。档案工作的改革滞后,档案工作机构设置、人员编制、业务培训、办公条件的改善、经费开支等基础建设未能列入学校发展规划。档案管理的专业化程度不高,专业人才严重短缺,管理人员大多是转行或兼职的工作人员。由于缺乏档案意识,常常因为各种理由未按时完成立卷归档工作,拖拉现象比较普遍,工作效率低下,对使用的档案材料随便放置,丢失情况时有发生,还有的应当归档的材料竟然长期存放在个人手中。
二、学校档案管理工作的信息化改造方法
1.加强认识,规范管理
档案工作是学校全局工作的重要组成部分,学校主管领导一定要站在改革与发展的高度去认识档案管理改革的重要性,千万不可做表面文章,敷衍了事走过场,改革一定要落到实处。在机构设置、人才引进与培养、硬件设施投入等各个方面具体落实,稳步推进。学校的档案管理工作水平直接影响学校的人才培养、知识贡献和校风、校史传承发扬。首先, 档案是一个学校教学、科研、管理等各项活动的真实记录, 具有职能性、原始性、价值性。都说忘记过去意味着背叛,档案就是一个学校的过去。其次,从档案的功能和作用来看,档案是学校各部门工作的查考凭据、学校建设的参考依据、学校优良文化传统继承发扬的必要工具、科学研究的可靠资料、新生入学教育的生动素材,档案能够以其内容、含义和外形特征如实地说明学校在某些历史时刻的事实。这些都是其他任何工作都不能替代的。此外,从存史和凭证功能来看,档案的作用更为直接和明显。学校档案工作人员,对于了解学校正在发生的重大活动及事件有着掌握第一手资料的便利条件,可以主动跟踪、记录重要活动、事件的来龙去脉,以最准确、全面的第一手资料为日后的建档作准备。并应及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料,其中图片、照片、录音、录像等声像材料应请相关部门和人员做好文字说明。还应该主动掌握学校的学期计划,年度工作安排的大致内容,研究好学校各类档案的形成规律。
2.重视专业人才的培养
现在学校的档案管理水平低下,各类档案长期被束之高阁,没有发挥出应有的作用。现有的档案管理不规范,不能很好地记录学校重要事件的全貌。导致这些问题的主要原因就是专业人才的短缺。现有的档案人员普遍缺乏非常系统的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人员队伍中专业人才不足,也是制约档案管理信息化的主要因素。学校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备网络信息技术、精通业务的复合型人才。要提高档案管理工作的专业化水平,首先要在现有的条件下引进留得下来、用得上的档案管理专业人才;其次,应当加强专、兼职档案管理工作人员业务培训和继续教育工作,挑选适合的专业人才来加入档案管理队伍,对工作人员要有步骤有计划地进行档案管理知识的培训,提升档案管理的层次,合理开发利用档案功能。
3.加大档案管理工作的硬件投入,提高信息化管理水平
目前,由于种种原因, 中职学校档案室的建设工作没有得到应有的重视,滞后于学校的整体发展,无法适应学校在新时期面临的发展机遇。这既不利于档案工作的收集和整理,也不利于档案的查询利用。笔者认为,首先,学校档案管理除了更新换代各种硬件设备,也要使档案管理升级电子化,让那些人工查询易漏或手写潦草不易辨认的工作全部由计算机来完成,既减轻了工作人员的劳动强度,也提高了工作质量。其次,加强档案网络的建设,对于更好地利用学校档案资源至关重要。建立电子档案信息数据库,使得查询档案资料更加高效、便捷,为更好地服务师生创造条件。在日常工作中,移交档案时把纸质文件和电子文档一起接收比较容易,但把几十年形成的全部纸质档案进行电子化,归集到数据库就需要大量的人力物力。提高档案利用率和管理效率的有效手段就是学校档案数字化、网络化,才能加快建设学校档案信息化的步伐。
随着学校不断加强对档案管理工作的认识,不断规范档案管理制度,充分利用成熟的网络技术,不断提高档案信息化管理水平,全面实现档案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化的工作需要不断优化。通过档案管理专业人员的专业技能和经验的不断提升、继续教育的不断深入,中职学校的档案一定可以更好地服务于教学、编研和各项管理工作。